Manuales › Compras y cuentas por pagar

Compras y cuentas por pagar

Actualizado el 24 de octubre de 2026 · Ver en Markdown

1. ¿Qué es Compras y Cuentas por Pagar?#

Es el módulo para registrar la mercancía que te llega del proveedor y llevar la cuenta de lo que le debes. Cuando llega el repartidor con las cajas y su factura (o su nota, o su remisión), aquí capturas ese documento, revisas que todo esté bien y lo confirmas: la mercancía entra al inventario con su costo real (con impuestos incluidos) y, si no la pagaste en el momento, queda anotado cuánto debes y cuándo vence.

Lo que antes se hacía a mano: meter producto por producto con "Agregar inventario" (ver el manual de Inventario), calcular a mano cuánto te salió cada pieza cuando el proveedor factura por caja, y apuntar en una libreta o en la memoria quién te fía y cuánto debes. Con Compras todo eso queda en un solo lugar.

¿Qué son las cuentas por pagar? Es lo mismo que El Fiado pero al revés. En El Fiado tus clientes te deben a ti; en Cuentas por Pagar tú le debes a tus proveedores. Cada compra a crédito es un "cargo" (debes más), cada pago que haces es un "abono" (debes menos), y el sistema te muestra el saldo de cada proveedor, qué ya venció y qué vence esta semana.

Quién puede usarlo: Compras es de administrador únicamente (requireAdmin). Un cajero no ve el menú ni la tarjeta de Inicio.

2. Llegar al módulo#

En el menú lateral abre 📥 Compras. Se despliega con cuatro opciones:

Junto a Por pagar aparece un globo rojo con el número de compras vencidas sin pagar (ver la sección 11). Arriba de la pantalla hay un botón ← Volver al Inicio.

Antes de empezar, registra al proveedor en Proveedores. Si vas a subir facturas XML, captura su RFC; y si te da crédito, sus días de crédito.

3. Nueva compra: tres formas de empezar#

Al abrir Nueva compra ves tres tarjetas:

• 📄 Subir XML — "Factura electrónica (CFDI) de tu proveedor. Lee renglones, impuestos y UUID automáticamente." Botón Elegir archivo XML.
• ✍️ Capturar a mano — "Para remisiones, notas o facturas sin XML. Tú escribes los renglones." Botón Nueva captura manual.
• 📷 PDF / foto con IA — "Sube la foto o el PDF de la nota y la IA llena los renglones. Siempre queda como borrador: tú lo revisas antes de confirmar." Botones Elegir PDF o imagen y Tomar foto; necesita una clave de API configurada (ver la sección 4.1).

Cualquiera de las tres te lleva al editor del borrador. Un borrador no modifica el inventario hasta que lo confirmas (el editor lo recuerda: "No modifica el inventario hasta que confirmes").

Si tienes borradores guardados, abajo aparece la tabla Borradores pendientes (Folio, Proveedor, Documento, Total) con un botón Continuar para retomar cada uno.

4. Subir el XML de una factura (CFDI)#

1. Pídele a tu proveedor el archivo .xml de su factura (no el PDF). Suele llegarte por correo junto con el PDF.
2. Clic en Elegir archivo XML y selecciona el archivo.
3. Si se lee bien, aparece el aviso "XML leído: revisa los renglones y confirma" y se abre el editor con todo ya llenado.

Qué lee el sistema del XML: el proveedor (por su RFC y nombre), serie, folio, UUID (el folio fiscal), fecha de la factura, y por cada renglón: clave del proveedor, descripción, unidad, cantidad, valor unitario, importe, descuento e impuestos (IVA y IEPS que vienen trasladados en cada renglón). También lee los totales del documento. Acepta facturas CFDI 4.0 y 3.3 de tipo Ingreso.

• Condición de pago: si la factura dice método de pago PPD (pago en parcialidades o diferido), la compra se llena como Crédito; con cualquier otro método se llena como Contado. Puedes cambiarla antes de confirmar.
• Factor sugerido: si la unidad o la descripción dicen algo como "CAJA 24", "C/12" o "CAJA DE 6", el sistema sugiere ese número como factor (piezas por caja). Es solo una sugerencia: revísala siempre. Si no encuentra nada, deja 1.
• Las retenciones de impuestos no se consideran parte del costo.

Lo que el sistema rechaza (aparece un mensaje rojo y no se crea nada):

Si descartas o cancelas esa compra, el UUID queda libre y el XML se puede volver a cargar.

Avisos que no bloquean (salen en amarillo arriba del editor con ⚠️):

• El XML está a nombre de otro RFC distinto al RFC de tu negocio (el que capturaste en Configuración → Datos fiscales).
• El XML no trae UUID (timbre fiscal): en ese caso no se podrá detectar si lo cargas dos veces.
• Trae retenciones: no se suman al costo y la suma de renglones puede no cuadrar con el total.
• La suma de los renglones no cuadra con el total del CFDI (ver la sección 7).

Si el proveedor del XML no está registrado: el borrador se crea sin proveedor y aparece un recuadro: "El proveedor del XML nombre (RFC …) no está registrado" con el botón Crear proveedor con estos datos. Al pulsarlo se crea el proveedor con el nombre y RFC del XML, se guarda el borrador y aparece "Proveedor creado. Puedes ajustar sus días de crédito en Proveedores." Si el RFC del XML sí coincide con un proveedor registrado, el sistema lo selecciona solo.

En una compra de XML no se pueden cambiar el tipo de documento, serie, folio, fecha ni los importes (vienen del documento, y por eso esas casillas aparecen bloqueadas); tampoco hay botón para agregar renglones. Sí puedes cambiar el proveedor, la condición de pago, el factor, el producto emparejado y la caducidad de cada renglón.

4.1 PDF o foto con IA#

Para las notas y remisiones de papel (o PDF) que no traen XML. La IA de Anthropic (Claude) lee el documento y llena el borrador: proveedor, tipo de documento, serie y folio, fecha, condición de pago y los renglones (descripción, clave, unidad, cantidad, precio, descuento, impuestos e importe).

Antes de usarla (una sola vez): necesitas una clave de API de Anthropic. Ve a Configuración → Compras con IA, pega la clave y pulsa Guardar clave (te pide tu PIN de administrador). Puedes pulsar 🔌 Probar conexión para comprobar que funciona. Mientras no haya clave, la tarjeta de Nueva compra lo dice ("Falta la clave de la IA…") con un enlace a esa sección y los botones quedan desactivados. Más detalle en el manual de Configuración.

Cómo usarla:

1. En Nueva compra, en la tarjeta 📷 PDF / foto con IA, pulsa Elegir PDF o imagen (archivo del equipo) o Tomar foto (en un celular o tablet abre la cámara).
2. Se aceptan PDF, JPG, PNG y WEBP. Un PDF puede pesar hasta 8 MB; las fotos grandes se reducen solas en tu navegador (lado máximo de 2000 px) antes de enviarse, y una imagen no puede pasar de 5 MB.
3. Verás "⏳ Leyendo con IA… puede tardar hasta un minuto". Al terminar se abre el editor del borrador, igual que con XML o captura manual.

Siempre queda como borrador. La IA nunca confirma una compra: no toca el inventario ni crea deuda hasta que tú revises y pulses Confirmar compra. Como la IA puede equivocarse (sobre todo con letra a mano, fotos borrosas o tachaduras), arriba del editor aparece el aviso "🤖 Leída con IA… compara cada renglón con el documento original antes de confirmar".

Cómo marca lo dudoso:

• Los renglones de baja confianza (la IA no está segura de haberlos leído bien) salen con fondo amarillo y un aviso bajo su estado, por ejemplo "Renglón 2: confianza baja (40%); la cantidad está tachada".
• También se marcan los renglones donde el importe no cuadra con cantidad × precio, o donde no se pudo leer la cantidad o el precio.
• Arriba hay un aviso con cuántos renglones quedaron dudosos y, si la suma de los renglones no cuadra con el total del documento (por más de $1), la diferencia. Es la señal más útil de que falta o sobra un renglón.
• Si el documento solo trae el IVA o IEPS al pie y no por renglón, el sistema los reparte entre los renglones en proporción a su importe para que el costo por pieza incluya impuestos, y te lo avisa.
• Si no se pudo leer el RFC (o no tiene formato válido), la fecha o el proveedor, también hay un aviso. Si el proveedor del documento no está registrado, sale el botón Crear proveedor con estos datos, igual que con XML.

El emparejamiento con tus productos es el mismo que con XML (ver la sección 6): primero las equivalencias guardadas del proveedor, luego el código de barras si la clave leída coincide con uno, y si no, queda "⚠️ Sin asignar". El proveedor se busca por RFC; sin RFC legible tendrás que elegirlo.

Como en la captura manual, puedes corregir todo: descripción, clave, cantidad, precio, descuento, impuestos, factor y producto. Los avisos de cada renglón se quedan guardados con el borrador aunque lo cierres y lo retomes.

Privacidad: el documento se envía a Anthropic por internet para leerlo. No se guarda en tu base de datos ni en los respaldos: solo quedan los datos que la IA leyó, el nombre del archivo y los avisos. Por eso, conserva tu nota o PDF original por si necesitas revisarlo después. La clave tampoco viaja en los respaldos.

Sin internet: si no hay conexión o el servicio tarda demasiado, aparece "No hay conexión con el servicio de IA. Revisa tu internet o captura la nota a mano". No se crea ningún borrador; usa la captura manual o el XML. Otros mensajes posibles: "El servicio de IA está saturado o llegaste al límite de uso" (espera un minuto y reintenta), "La clave de la IA no fue aceptada" (revísala en Configuración) y "No se encontró una nota o factura de compra en el archivo" (prueba con una foto más clara).

Costo: cada lectura usa tu cuenta de Anthropic; para una nota de una o dos páginas suele costar unos cuantos centavos de dólar (menos de un par de pesos); el precio exacto lo fija Anthropic.

5. Capturar una compra a mano#

1. Clic en Nueva captura manual. Se abre el editor con un renglón vacío.
2. Llena el encabezado (sección 5.1) y los renglones (sección 5.2).
3. Usa ➕ Agregar renglón para más productos y ✕ para quitar uno (la compra necesita al menos un renglón: "La compra necesita al menos un renglón").

5.1 Encabezado#

5.2 Renglones: qué va en cada casilla#

Cada renglón tiene estas columnas: Estado, Del proveedor, Cantidad, Factor (pzas/unidad), Piezas, Importe, Costo por pieza, Producto y Caducidad.

• Del proveedor — la descripción como la escribe el proveedor y, opcional, su clave (la clave del proveedor sirve para que el sistema recuerde el producto la próxima vez; ver la sección 6).
• Cantidad — cuántas unidades del proveedor compraste (cajas, paquetes, bultos…), no piezas. Si el proveedor te cobró por pieza, es el número de piezas.
• Factor (pzas/unidad) — cuántas piezas trae cada unidad del proveedor. Una caja de 12 refrescos: factor 12. Si compras por pieza: factor 1. Admite decimales (útil para productos a granel: bulto de 25 kg → factor 25).
• Piezas — se calcula solo: Cantidad × Factor. Es lo que entra al inventario.
• Importe (en captura manual son tres casillas):
  • P. unit. — el precio de una unidad del proveedor (de una caja, no de una pieza), sin impuestos, en pesos.
  • Desc. — el descuento total del renglón, en pesos (no porcentaje). Si no hay, deja 0.
  • Imp. — los impuestos total del renglón, en pesos (IVA, IEPS…). Si el producto no lleva impuestos o tu proveedor te da el precio ya con impuestos, deja 0.
  • Debajo ves el Total del renglón: (Cantidad × P. unit.) − Desc. + Imp.
• Costo por pieza — se calcula solo: Total del renglón ÷ Piezas. Es el costo con el que queda el lote en el inventario (ver la sección 7).
• Producto — el producto del inventario al que corresponde el renglón (sección 6).
• Caducidad — fecha de caducidad de ese lote, si aplica (opcional).

Validaciones al guardar: la cantidad debe ser mayor a 0; el factor debe ser mayor a 0; el precio, descuento e impuestos no pueden ser negativos; el descuento no puede ser mayor al importe; la caducidad debe ser una fecha válida.

5.3 Ejemplo paso a paso (captura manual)#

Llega el repartidor con una nota del proveedor "Refrescos del Centro": 2 cajas de refresco de cola de 600 ml. Cada caja trae 12 piezas y cuesta $180 la caja. No hay descuento ni desglose de impuestos.

1. Menú Compras → Nueva compra → Nueva captura manual.
2. Proveedor: Refrescos del Centro. Documento: Nota. Fecha: la de la nota. Condición: Contado. Pago con: Transferencia.
3. En el renglón:
   • Del proveedor: Refresco cola 600 ml
   • Cantidad: 2
   • Factor: 12
   • P. unit.: 180 · Desc.: 0 · Imp.: 0
4. El sistema calcula: Piezas = 2 × 12 = 24; Total = 2 × $180 = $360.00; Costo por pieza = $360 ÷ 24 = $15.00.
5. Clic en Buscar producto, escribe "cola" y elige tu producto "Refresco cola 600 ml". Debajo del costo verás cuánto costaba antes y el cambio en %.
6. Revisa y clic en ✅ Confirmar compra. Se agrega un lote de 24 piezas a $15.00 al inventario.

Variante con descuento e impuestos: si el proveedor te hizo $36 de descuento y la nota desglosa $51.84 de IVA, capturas Desc. 36 e Imp. 51.84. El total es 360 − 36 + 51.84 = $375.84 y el costo por pieza es 375.84 ÷ 24 = $15.66. Si ese producto costaba $14.00, el renglón mostrará "antes $14.00 (+11.9%) ⚠️" (ver la sección 7).

6. Emparejar cada renglón con un producto#

Cada renglón del proveedor debe quedar ligado a un producto de tu inventario (sin eso no se puede confirmar: "El renglón N no tiene producto asignado"). La columna Estado te dice cómo se ligó:

Cómo asignar o cambiar el producto: clic en Buscar producto (o Cambiar si ya tiene uno). Se abre un buscador con el renglón del proveedor arriba; escribe parte del nombre o el código de barras. Cada resultado muestra su código, costo, precio y stock. Clic en el producto para asignarlo. Solo salen productos activos. Si no aparece: "Sin resultados. Si el producto no existe, regístralo primero en Productos → Nuevo producto."

Las equivalencias se aprenden al confirmar: cuando confirmas una compra, por cada renglón que traía clave del proveedor el sistema recuerda "esta clave de este proveedor = este producto con este factor". La próxima vez que ese proveedor te surta lo mismo, el renglón sale ya emparejado. Si cambias el proveedor del borrador, el sistema vuelve a buscar las equivalencias del nuevo proveedor, pero solo para los renglones que todavía no tienen producto. Un renglón sin clave del proveedor no aprende nada (se tiene que asignar a mano cada vez).

7. Costo por pieza, avisos y descuadres#

El costo por pieza incluye los impuestos y el descuento: (Importe − Descuento + Impuestos) ÷ (Cantidad × Factor). Se muestra con 2 decimales (hasta 4 si hacen falta).

Debajo del costo de cada renglón ya emparejado el sistema te compara contra lo que tienes hoy:

• "antes $X (+Y%)" — el costo actual del producto y cuánto cambió. Si el costo sube más de 5 % se marca con ⚠️ y en rojo.
• "⚠️ costo ≥ precio de venta ($P)" — el costo por pieza es igual o mayor al precio al que vendes el producto: lo estarías vendiendo sin ganancia o con pérdida. Revisa el factor o sube el precio en Inventario.

Estos avisos no bloquean la compra: son para que detectes un factor mal puesto (por ejemplo, 1 en lugar de 12) o un aumento del proveedor.

Cómo queda el costo del producto: al confirmar se crea un lote nuevo con ese costo por pieza. El costo que ves en Inventario es el promedio ponderado de los lotes que tienen existencia, así que no "pisa" el costo de la mercancía que ya tenías.

Totales y descuadre: debajo de los renglones ves Subtotal, Descuento, IVA (o "Impuestos" en captura manual), IEPS (solo XML) y Total. Si la suma de los renglones difiere del total del documento por más de $1, aparece ⚠️ "Los renglones suman $X: diferencia de $Y contra el total del documento". En captura manual el total siempre se calcula de los renglones, así que no hay descuadre; en XML puede aparecer por redondeos del proveedor, retenciones u otros conceptos. Con diferencia de $1 o menos no hay aviso.

8. Contado o crédito, y cómo se paga#

8.1 Contado#

La compra se paga completa en el mismo momento de confirmarla. En el encabezado eliges con qué:

Turno de caja: solo aparece con "Efectivo de la caja". Es el empleado a cuyo corte se le descuenta la salida. La lista incluye a los empleados activos (los conectados se marcan "· conectado" y tú apareces como "(yo)"). El sistema sugiere al vendedor conectado si hay exactamente uno (es quien tiene la caja abierta); si no, sugiere a quien está registrando la compra. Elige a quien realmente sacó el dinero de su caja.

La salida queda con el motivo "Pago a proveedor nombre del proveedor — folio de la compra" (ver el manual del POS, sección 8).

Si pagaste de tu bolsa o de otro dinero que no salió de la caja, no elijas "Efectivo de la caja": el corte de ese día saldría con faltante. Elige "Efectivo de otro lado". Si más adelante cancelas la compra, ese pago se revierte y la salida se compensa con una entrada (sección 10.1).

8.2 Crédito#

La compra queda debiendo el total. Se establece la fecha de vencimiento (la que pusiste en Vence, o fecha del documento + días de crédito del proveedor; con 0 días de crédito vence el mismo día del documento) y aparece en Por pagar. Después la vas pagando (sección 10).

9. Borradores: guardar, cerrar, descartar y confirmar#

Los botones al final del editor:

Un borrador de XML se guarda automáticamente al subirlo.

Al pulsar Confirmar compra el sistema valida y te pide confirmar con el mensaje "¿Confirmar compra?": "Se agregarán N lotes al inventario por un total de $X (de contado, pagada con … / a crédito)." Si hay descuadre de más de $1, el mensaje añade que se confirmará aceptando esa diferencia. Botón Sí, confirmar compra.

Antes de confirmar, deben cumplirse estas reglas (si no, sale un aviso):

• Debe haber un proveedor elegido ("Elige el proveedor antes de confirmar").
• Todos los renglones deben tener producto asignado.
• Los productos deben estar activos (si no: el producto está desactivado; reactívalo o elige otro).
• Los productos que se venden por pieza deben quedar en un número entero de piezas; si Cantidad × Factor da decimales el sistema lo rechaza y te pide revisar el factor.

Qué crea la confirmación (todo en un solo paso: si algo falla, no se confirma nada):

1. Un lote por renglón en el inventario, con las piezas, el costo por pieza y la caducidad del renglón. El origen del lote queda como "Compra CMP-####" (ver la columna Origen en el manual de Inventario). La cantidad, el costo (promedio ponderado) y la caducidad más próxima del producto se recalculan.
2. Si el producto no tenía proveedor, queda con el de la compra. Si ya tenía uno, lo conserva: comprarlo una vez en otro lado no cambia a tu proveedor habitual (si quieres cambiarlo, edítalo en Inventario).
3. Las equivalencias proveedor → producto (sección 6).
4. La compra pasa a Recibida y su saldo es el total.
5. Si es contado, además registra el pago completo (y la salida de caja si fue efectivo de caja).

Aviso de efectivo insuficiente: si pagas en efectivo de caja y el monto es mayor al efectivo esperado del turno elegido, el aviso de confirmación (con el botón en rojo) te dice cuánto se espera en esa caja y cuánto quedaría. Solo avisa, no bloquea: si el dinero salió de otra fuente, cancela y elige Efectivo de otro lado; si de verdad salió de la caja, confirma. Lo mismo ocurre al Registrar pago de una compra a crédito.

Al terminar sale "Compra CMP-#### confirmada: la mercancía ya está en el inventario" y te lleva a Compras registradas.

Importante: confirmar no cambia el precio de venta. Si el costo subió, ajusta el precio en Inventario.

10. Compras registradas#

Es la lista de todas las compras. Filtros: estado (Todos, Borradores, Recibidas, Canceladas, Descartadas), proveedor y rango Desde / Hasta (sobre la fecha del documento). Columnas: Folio, Proveedor, Documento (con el origen XML/Manual y el número de renglones), Fecha, Total, Condición (si es crédito, con su vencimiento), Estado y Acciones.

El Estado de una compra recibida muestra además su situación de pago cuando no está pagada: Pendiente, Parcial (ya se abonó algo) o Vencida (pasó su fecha de vencimiento con saldo). Las canceladas y descartadas se ven atenuadas.

Acciones por fila:

• Ver — abre el detalle: proveedor, documento, fecha, estado, condición, saldo pendiente, quién la registró, total, UUID, notas, motivo de cancelación, los renglones (lo del proveedor, producto, piezas, costo por pieza, importe y el lote que creó, con cuántas piezas le quedan o la etiqueta Baja) y la lista de Pagos.
• Continuar — solo en borradores: reabre el editor.
• Pagar — solo en compras recibidas con saldo pendiente: abre el registro de pago (sección 11).

10.1 Cancelar una compra#

Se hace desde Ver → Cancelar compra. El botón aparece en toda compra Recibida, tenga o no pagos (incluidas las de contado, que se pagan al confirmar).

1. Clic en Cancelar compra. El aviso explica que se darán de baja los lotes (lo que ya se vendió de ellos no se restituye) y, si la compra tiene pagos, un recuadro dice qué pasará con ellos: cuántos pagos y por cuánto dinero se revertirán y, si alguno fue en efectivo de caja, en el corte de quién se registrará la entrada.
2. Escribe el Motivo (obligatorio; ej. "Factura capturada en el proveedor equivocado").
3. El sistema te pide tu PIN de administrador.
4. Al confirmar sale "Compra CMP-#### cancelada: lotes dados de baja y pagos revertidos".

Qué pasa con la mercancía: los lotes que creó esa compra se dan de baja (quedan en 0 con el motivo "Cancelación compra CMP-####: tu motivo"), y el stock, costo y caducidad de cada producto se recalculan. Lo que ya vendiste de esos lotes no se restituye: el inventario simplemente queda con menos y las ventas hechas se quedan como están. La compra pasa a Cancelada, su saldo a 0, y el UUID del XML queda libre. La cancelación no se puede deshacer.

Qué pasa con los pagos: cada pago vigente se revierte sin borrarse: queda en el historial marcado como Revertido (con la fecha y el motivo de la cancelación) y deja de contar en saldos, Por pagar, estado de cuenta, lista de Pagos y la hoja de pagos del Excel. En el detalle de la compra cancelada lo ves tachado.

• Si el pago fue en efectivo de caja, se crea una Entrada de efectivo a nombre del mismo empleado del turno del pago original, con el motivo "Reversión pago PAG-#### por cancelación de CMP-####". Así el efectivo esperado de ese empleado vuelve a donde estaba antes del pago. Si su corte de aquel pago ya estaba cerrado, la entrada cae en su siguiente corte (el corte cerrado no se modifica).
• Si el pago fue por transferencia, cheque o efectivo de otro lado, no se mueve ningún corte: el sistema solo marca el pago como revertido. Recuperar ese dinero con el proveedor es un asunto fuera del sistema.

11. Por pagar (cuentas por pagar)#

Arriba ves cuatro números: Por pagar (todo lo que debes), Vencido, Vence en 7 días y Proveedores con saldo. Abajo, una tarjeta por proveedor con saldo (los que tienen más vencido salen primero; los vencidos se resaltan). Si no debes nada: "No le debes nada a ningún proveedor."

• Vencido: compras a crédito cuya fecha de vencimiento ya pasó y todavía tienen saldo. Una compra sin fecha de vencimiento nunca se marca como vencida.
• Antigüedad: cada tarjeta reparte el saldo en Al corriente (aún no vence), 1–30 días, 31–60 días y Más de 60 días de vencida. Mientras más a la derecha, más atrasado.
• Cada compra de la tarjeta muestra su folio, documento, fecha de vencimiento (y "N días vencida"), su estado (Pendiente, Parcial, Vencida), el saldo y un botón Pagar.
• Estado de cuenta (botón de la tarjeta): abre el historial del proveedor con Compras recibidas, Pagos y Saldo actual, y una tabla fecha por fecha con Cargo, Pago y Saldo corrido — igual que el estado de cuenta de un cliente en El Fiado.

11.1 Registrar un pago#

Desde Pagar (en Compras registradas o en Por pagar):

1. Se abre "Registrar pago" con el resumen de la compra y su saldo pendiente.
2. Monto — viene lleno con el saldo completo. Para un pago parcial, escribe una cantidad menor. El enlace Pagar el saldo completo lo vuelve a poner. El monto debe ser mayor a 0 y no puede exceder el saldo ("El pago excede el saldo pendiente").
3. Método — Efectivo de la caja (sale del corte), Efectivo de otro lado, Transferencia o Cheque. Aplican las mismas reglas de la sección 8.1; con efectivo de caja elige el Turno de caja.
4. Referencia — opcional (folio de transferencia, número de cheque…). También está la Fecha del pago (por defecto hoy; ver abajo).
5. Clic en Registrar pago. Sale "Pago PAG-#### registrado" y, si fue efectivo de caja, el folio de la salida de caja.

El pago baja el saldo; cuando llega a 0 la compra queda Pagada. Se pueden hacer tantos pagos parciales como hagan falta. La fecha del pago viene en hoy, pero puedes cambiarla (campo Fecha del pago) si pagaste otro día; el sistema no admite fechas futuras ni anteriores a la recepción de la compra. Un pago con fecha pasada queda registrado a las 12:00 de ese día.

12. Pagos a proveedores#

Es el historial de todos los pagos vigentes (los que se revirtieron al cancelar una compra no aparecen aquí; se ven tachados en el detalle de esa compra). Filtros: proveedor, método (Efectivo de caja, Efectivo (fuera de caja), Transferencia, Cheque) y rango Desde / Hasta. Arriba a la derecha ves cuántos pagos hay y cuánto suman. Columnas: Folio, Fecha, Proveedor, Compra, Método (con la referencia y, si fue efectivo de caja, el folio de la salida), Monto, Saldo después y quién lo registró.

13. Tarjeta en Inicio y globo del menú#

• En Inicio (solo administrador) está la tarjeta Por pagar a proveedores: el número grande es lo vencido, y abajo dice "vencido · N vence(n) esta semana · $X por pagar en total". Al hacer clic te lleva a Por pagar.
• En el menú, el globo rojo junto a Por pagar cuenta las compras vencidas con saldo. Si el grupo Compras está cerrado, muestra la suma de sus globos.

Se actualizan al abrir Inicio, al confirmar/cancelar una compra y al registrar un pago (como máximo una vez por minuto en el refresco automático).

14. Excel#

El botón Exportar a Excel de Reportes incluye dos hojas de este módulo:

• Compras — compras recibidas y canceladas: folio, proveedor, documento, UUID, fechas, subtotal, descuento, IVA, IEPS, total, condición, vencimiento, saldo pendiente, estado y quién la registró. No incluye borradores ni descartadas.
• Pagos a proveedores — todos los pagos vigentes (los revertidos por cancelar una compra no se incluyen): folio, compra, proveedor, fecha, monto, método, referencia, saldo anterior y nuevo, movimiento de caja y quién lo registró.

15. Preguntas frecuentes#

¿Qué diferencia hay entre Compras y "Agregar inventario"? "Agregar inventario" (en Inventario) mete un lote de un producto a la vez, sin proveedor ni deuda. Compras registra el documento completo del proveedor, calcula el costo real por pieza con impuestos, guarda lo que debes y lo que pagaste. Si la mercancía viene con factura o nota, usa Compras.

¿Pagué de mi bolsa y el corte me salió con faltante, qué hice mal? Casi seguro elegiste "Efectivo de la caja" al pagar. Esa opción registra una salida de efectivo en el corte del turno elegido, y el sistema espera que ese dinero falte de la caja. Si el dinero no salió de la caja, hay que elegir "Efectivo de otro lado". Los pagos no se pueden borrar ni editar. Si la compra completa estaba mal, cancélala (sección 10.1): sus pagos se revierten y, si fueron en efectivo de caja, el sistema crea sola la entrada que deja el corte en cero. Si la compra está bien y solo te equivocaste en el método de un pago, registra en el POS una Entrada de efectivo con el motivo ("Corrección pago a proveedor CMP-####") para dejar el corte en cero (ver Entradas y Salidas de Efectivo).

¿Cómo afecta al corte de caja? Solo los pagos con Efectivo de la caja: cada uno crea una salida a nombre del empleado del turno elegido, con el motivo "Pago a proveedor … — CMP-####", y baja el efectivo esperado de su corte. Transferencia, cheque y "Efectivo de otro lado" no tocan el corte. Si el empleado ya había cerrado su corte, la salida cuenta en el siguiente.

¿Por qué no puedo cancelar una compra? El botón Cancelar compra aparece en toda compra Recibida, con o sin pagos y sea de contado o de crédito. Si es borrador, está descartada o ya cancelada, no se puede: un borrador se descarta. Al cancelar, sus pagos se revierten (ver la sección 10.1).

¿Qué hago si el proveedor no me da factura? Captura la compra a mano con Documento "Remisión" o "Nota" (o la que sea). No necesitas XML ni UUID. El sistema calcula el costo con lo que tú capturas.

¿Por qué no me deja registrar una compra o un pago a proveedor y dice que el equipo necesita licencia? Sin una licencia válida en esta computadora no se guardan compras, pagos ni cancelaciones. Un administrador la activa en ⚙️ Configuración → Respaldos, en la tarjeta Licencia del equipo (ver Respaldos, sección 3.2). Lo ya registrado se puede consultar.

¿Qué pasa si el XML no cuadra? Aparece un aviso con la diferencia entre la suma de los renglones y el total del documento. Si es de $1 o menos no pasa nada. Si es mayor, revisa si el CFDI trae retenciones o descuentos globales; si de todas formas está bien, puedes confirmar y el sistema te avisa que aceptas esa diferencia. Ojo: el saldo que debes es el total del documento, no la suma de renglones.

El XML me dice que ya está registrado. Ese UUID ya está en un borrador o una compra recibida (el mensaje dice cuál). Búscala en Compras registradas y continúala. Si la cancelaste o descartaste, ya se puede cargar de nuevo.

Me dice que el XML es de otro tipo. Solo se pueden cargar facturas de Ingreso. Las notas de crédito (egreso), complementos de pago, traslados y nómina se rechazan. Para una nota de crédito de un proveedor no hay función todavía.

¿Para qué sirve el factor? Me equivoqué y puse 1 en lugar de 12. El factor convierte cajas en piezas. Con factor 1, el sistema creería que compraste 2 piezas a $180 cada una: lo verás en el aviso de "costo ≥ precio de venta" o de alza fuerte. Corrígelo antes de confirmar. Después de confirmar el lote ya quedó con ese costo; si la compra fue a crédito y aún no tiene pagos, cancélala y captúrala bien; si fue de contado ya no se puede cancelar, y la mercancía mal costeada se corrige dando de baja el lote en Inventario y registrándola de nuevo.

Confirmé y el producto no aparece o me dice que está desactivado. Un producto desactivado no recibe compras. Reactívalo en Inventario y vuelve a confirmar.

¿Puedo pagar una compra en varias partes? Sí. Cada pago parcial baja el saldo y queda en el historial; la compra se marca Parcial hasta que el saldo llega a 0.

¿Se me va a olvidar un pago? Revisa el globo rojo del menú y la tarjeta Por pagar a proveedores de Inicio: te dicen cuánto está vencido y cuántas compras vencen esta semana. Para que las fechas salgan bien, captura los días de crédito de cada proveedor en Proveedores.

¿La IA puede confirmar una compra sola? No. Todo lo que lee la IA queda como borrador y se aplica al inventario solo cuando tú lo confirmas. Revisa cada renglón contra tu documento, sobre todo los marcados con aviso.

La tarjeta de IA dice "Falta la clave de la IA". Ve a Configuración → Compras con IA, pega tu clave de API de Anthropic y guárdala (te pide tu PIN). Si tu equipo ya tiene la clave en la variable ANTHROPIC_API_KEY, no hace falta capturarla.

La IA no encontró ninguna nota o factura en mi foto. La foto estaba muy borrosa, cortada o no era un documento de compra. Tómala de nuevo con buena luz y de frente, o captura la compra a mano. Cuando pasa esto no se crea ningún borrador.

¿Se guarda mi foto o PDF en el sistema? No. Se envía a Anthropic solo para leerlo; en la base de datos quedan únicamente los datos leídos, el nombre del archivo y los avisos.