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Migrar desde otro sistema

Actualizado el 26 de octubre de 2026 · Ver en Markdown

1. ¿Qué es Importar datos?#

Es un asistente para llevarte a Anaquelia la información que ya tenías en otro programa (Eleventa, Abarrotes Punto de Venta, SICAR, MyBusiness POS u otro) sin capturarla a mano: proveedores, productos con sus existencias, clientes con lo que te deben y, si quieres, el historial de ventas para comparar contra años pasados.

Solo el administrador puede usarlo, y para aplicar los cambios pide su PIN. Importas una cosa a la vez (proveedores, luego productos, etc.).

2. Orden recomendado#

El asistente muestra cuatro tarjetas numeradas. Sigue ese orden:

Si al terminar la instalación elegiste Vengo de otro sistema (Eleventa, etc.) en el asistente de primer arranque, Anaquelia no carga el catálogo de ejemplo y al terminar te lleva directo a esta pantalla.

3. Cómo exportar desde tu sistema anterior#

Estas instrucciones pueden variar según la versión de tu programa. Son orientativas: busca en el programa la opción Exportar (normalmente a Excel o CSV) en el catálogo o reporte que corresponda. Si no puedes exportar, copia tus datos a la plantilla de Anaquelia (sección 3.2). Al elegir el sistema en el paso 1, la pantalla te muestra las indicaciones de cada tipo.

El catálogo de productos que exporta Eleventa se reconoce solo. Trae estas columnas y así se acomodan: Codigo → Código de barras; Descripcion → Nombre; Precio Costo → Costo; Precio Venta → Precio de venta; Departamento → Categoría; Existencia → Existencia; Tipo de Venta → Unidad de venta (granel → kg); Impuesto 1 (IVA) → Tasa de impuesto; Impuesto 2 (Otro) → IEPS; Clave Producto / Servicio (CFDI 3.3) → Clave SAT; Unidad de Medida (CFDI 3.3) → Clave unidad SAT. Precio Mayoreo, Inv. Minimo e Inv. Máximo no se importan. Si en tu tienda "Impuesto 2" no es IEPS, cámbialo a (no importar) en el paso de columnas.

Anaquelia reconoce las columnas por su título (por ejemplo "Descripción", "Precio venta", "Existencia"), no por un formato fijo de cada programa. Por eso, aunque tu archivo no sea idéntico, casi siempre basta con revisar el paso de columnas. Se aceptan archivos .xlsx, .xls o .csv de hasta 10 MB.

3.1 Eleventa: la base de datos (PDVDATA.FDB), la forma recomendada#

Si usas Eleventa, no hace falta exportar cada catálogo a Excel. Anaquelia puede leer la base de datos de Eleventa y traer de una vez productos (con sus existencias), proveedores, clientes con su saldo y ventas. Solo el administrador puede hacerlo.

Hay dos formas de darle la base a Anaquelia:

• Base de esta computadora. Si Eleventa está instalado aquí, en el paso 1 aparece la tarjeta Recomendado: usa la base de datos de Eleventa (.fdb) con el botón Usar la base de Eleventa de esta computadora. Si hay más de una base, elige cuál en la lista que aparece arriba del botón. Cierra Eleventa antes de pulsarlo, porque Windows no deja copiar la base mientras el programa la tiene abierta.
• Archivo copiado. Si la base está en otra computadora, cierra Eleventa allá y copia el archivo PDVDATA.FDB de su carpeta db (normalmente C:\Program Files (x86)\AbarrotesPDV\db) a una memoria USB. Súbelo en el paso 2 con el selector de archivo. Puede pesar hasta 2 GB; no tiene el límite de 10 MB del Excel.

Mientras Anaquelia lee la base verás el aviso "Leyendo la base de Eleventa… puede tardar unos minutos. No cierres Anaquelia." Después:

1. Resumen (paso 2). Ves cuántos productos, proveedores, clientes (y cuántos tienen saldo) y ventas trae la base, con el rango de fechas de las ventas. Debajo aparecen los avisos de la base y lo que se omite. No hay un archivo que elegir: el resumen reemplaza al nombre del Excel.
2. Columnas (paso 3). Los campos ya vienen asignados. Si quieres revisarlos, abre Ver o cambiar la asignación de campos.
3. Ventas. Al importar ventas aparece Importar ventas desde, con dos opciones: Últimos 25 meses (la predeterminada; cuenta 25 meses hacia atrás desde la venta más reciente de la base, no desde hoy) o Todas. Si cambias la opción, la vista previa se vuelve a calcular.
4. Importar lo siguiente. Al terminar un tipo aparece el botón Importar lo siguiente: productos (o el tipo que siga). Te lleva al siguiente tipo sin volver a subir la base, y solo aparece si ese tipo tiene registros. El orden es proveedores, productos, clientes y ventas.

Anaquelia no modifica tu base de Eleventa: trabaja con una copia.

Los precios de venta que traes son los que Eleventa cobra, con impuestos incluidos.

Usa la base de todos los días, no la exportada. Eleventa maneja dos archivos que se parecen:

• La base de todos los días (PDVDATA.FDB, en la carpeta db de Eleventa, normalmente C:\Program Files (x86)\AbarrotesPDV\db): ahí Eleventa guarda todo lo que haces, como productos con sus existencias, clientes con lo que deben, proveedores y cada venta. Esta es la que sirve.
• La base exportada, la que crea el botón Configuración → Base de datos → Exportar base de datos de Eleventa: sirve para abrir otro negocio con el mismo catálogo, así que solo lleva el catálogo de productos, sin existencias, clientes ni ventas (Eleventa lo indica en esa misma pantalla). No la uses para migrar.

Para traer todo, usa el botón Usar la base de Eleventa de esta computadora o copia el archivo PDVDATA.FDB de la carpeta db (con Eleventa cerrado). Si subes una base sin ventas, Anaquelia te avisa que no trae ventas y te indica cuál usar.

3.2 Plantillas de Anaquelia#

En el paso 1, al elegir qué importar, pulsa Descargar plantilla de Anaquelia. Es un Excel con una hoja Datos (títulos de columna y 2 filas de ejemplo) y una hoja Instrucciones. Borra las 2 filas de ejemplo antes de subirla y no cambies los títulos. Los campos marcados con * son obligatorios.

Proveedores

Productos

Clientes

Ventas (historial; ver sección 9)

4. Los 5 pasos de la pantalla#

Arriba de la pantalla ves el progreso. Nada se guarda hasta el paso 5.

1. Qué importar. Elige una de las cuatro tarjetas y el Sistema del que vienes. Aparecen las instrucciones de exportación y el botón de la plantilla. Con Eleventa aparece además la tarjeta de su base .fdb (sección 3.1).
2. Archivo. Sube el archivo (Excel, CSV o la base PDVDATA.FDB de Eleventa). Anaquelia lo lee y te dice cuántas filas y columnas encontró; con la base de Eleventa te muestra el resumen de lo que trae. Si el libro de Excel trae varias hojas, elige Hoja del libro.
3. Columnas. Anaquelia propone qué columna de tu archivo va en cada campo de Anaquelia (te dice si reconoció la plantilla, un formato de Eleventa o uno genérico). Corrige con los selectores; (no importar) deja un campo sin llenar. Una columna solo puede usarse en un campo, y los campos con * son obligatorios. Abajo ves las primeras filas de tu archivo para comparar. Pulsa Ver vista previa.
4. Vista previa. Cada fila aparece como Nuevo, Duplicado, Error u Omitido, con sus avisos. Las tarjetas de arriba (Total, Nuevos, Duplicados, Con error, Omitidos, Con aviso) sirven de filtro. Aquí decides qué hacer con los duplicados (sección 5). Si con las opciones elegidas no se importaría ninguna fila, el botón Continuar se bloquea. Si el archivo tiene más de 1 000 filas, la vista previa muestra solo 1 000 (primero las que tienen error, duplicado u omitido); las tarjetas de arriba cuentan el total.
5. Confirmar. Ves el resumen (qué, sistema, archivo y cuántos registros se crean, actualizan, omiten o tienen error). Pulsa Importar ahora y escribe tu PIN de administrador. Antes de escribir algo, Anaquelia toma un respaldo automático (antes-de-importar).

Al terminar ves el folio de la importación (IMP-0001...), los conteos, el nombre del respaldo previo y, si alguna fila falló al aplicarse, el motivo. Un botón te lleva a Inventario, El Fiado, Proveedores o Inicio, según lo que importaste.

Los datos no se guardan mientras avanzas por los pasos. Si cierras la pantalla o recargas, empiezas de nuevo. Si entre la vista previa y el último paso alguien cambió datos, Anaquelia vuelve a revisar todo al aplicar.

Solo puede correr una importación a la vez; si lanzas otra mientras hay una en curso, el sistema te pide esperar unos segundos.

5. Duplicados#

Anaquelia compara lo que traes con lo que ya tienes (incluso con registros desactivados, porque nada se borra):

Las filas repetidas dentro del mismo archivo siempre se omiten (solo cuenta la primera).

Para los duplicados que ya existen en Anaquelia, en la vista previa eliges una opción general y puedes cambiarla fila por fila:

• Omitirlos (por defecto): no se cambia nada de lo que ya tienes.
• Actualizarlos con los datos del archivo.

Qué se actualiza:

• Productos: nombre, precio, categoría, proveedor, impuestos y claves SAT (solo si el archivo trae un valor). El código de barras solo se llena si el producto no tenía. La unidad de venta (pieza/kg) y el costo solo cambian si el producto no tiene existencias (el costo de lo que sí hay en lotes no se toca).
• Existencia: nunca se escribe directo. Si la existencia del archivo es distinta a la que tiene Anaquelia, se registra un ajuste de inventario con rastro ("Importación IMP-xxxx... existencia del archivo"), igual que un conteo físico. Lo ves en el historial de ajustes del producto (ver manual de Inventario). Si es por pieza, los decimales se redondean hacia abajo.
• Proveedores: contacto, teléfono, correo, dirección, notas y RFC, solo los que el archivo traiga con valor; los días de crédito solo si son mayores que 0.
• Clientes: apodo, teléfono, dirección, notas y límite de crédito (si el archivo lo trae). Si el archivo trae saldo y el cliente ya tiene un saldo inicial importado, esa fila marca error y no se suma otra vez.

6. Productos: lotes iniciales, granel y avisos#

• Cada producto nuevo con existencia entra con un lote inicial (origen "inicial"); su motivo dice "Importado de (IMP-xxxx)". Si la fecha de caducidad viene en el archivo, se aplica a ese lote.
• Granel: si la unidad de venta del archivo dice granel, kg, kilo, gramo, etc., el producto queda por kg y acepta existencia con decimales (ver manual de Venta a Granel). Paquete o caja se importa como pieza (con un aviso). Cualquier otro texto se toma como pieza, también con aviso.
• Una existencia negativa en el sistema anterior se toma como 0; una existencia que no es un número, también.
• Sin costo, se usa el 72 % del precio. Un precio de 0 se importa, pero con aviso.
• Un producto con el mismo nombre pero otro código no es duplicado: se importa y el aviso te lo señala.

7. Proveedores#

Solo el nombre es obligatorio. Un correo con formato raro, un RFC inválido o unos días de crédito fuera de 0 a 365 no detienen la fila: se importa sin ese dato y la vista previa te lo avisa.

8. Clientes y saldos de El Fiado#

• Solo el nombre es obligatorio; el teléfono puede faltar o tener menos de 10 dígitos (se avisa, pero se importa).
• El saldo es lo que el cliente debe hoy. Entra a El Fiado como un cargo llamado "Saldo inicial (migración)" en su estado de cuenta, con la nota "Deuda que traía de su sistema anterior". No es una venta: no tiene ticket ni se puede facturar. Ver manual de El Fiado.
• Si el archivo no trae límite de crédito, Anaquelia asigna 500 o el saldo, lo que sea mayor. Si el saldo es mayor que el límite que sí trae, el cliente queda como excedido (aviso). Con la base de Eleventa, un cliente sin crédito allá pero que debe dinero recibe esa misma regla, y uno sin crédito ni deuda entra con límite 0, o sea, sin fiado.
• Un saldo negativo (a favor del cliente) no se maneja: esa fila marca error; captúralo aparte.
• Cada cliente recibe su saldo inicial una sola vez: volver a importar el mismo archivo no duplica la deuda.
• Los saldos iniciales cuentan como dinero que te deben, así que se conservan al restaurar un respaldo (sección 11).

9. Historial de ventas#

Sirve para comparar tus ventas contra años pasados en el Resumen Ejecutivo (comparativos y gráficas). Nada más.

Las ventas importadas NO son ventas de Anaquelia: no crean tickets, no mueven inventario, no entran en cortes de caja, facturación, resumen fiscal, devoluciones, puntos ni El Fiado. Solo suman en el Resumen Ejecutivo del Inicio.

9.1 Tres formatos de archivo#

Anaquelia detecta el formato por lo que trae cada fila:

1. Un renglón por ticket: Fecha, Hora, Folio, Total...
2. Un renglón por producto con el folio del ticket: se agrupan por Folio; llena también Producto (y Código), Cantidad e Importe. Así el Resumen Ejecutivo puede usarlos en el top de productos.
3. Un resumen por día: Fecha, Total y Núm. de tickets, sin Folio ni Hora.

Todas las filas necesitan Fecha y Total (o el Importe del renglón). Las ventas con total 0 o negativo (devoluciones) y las de fecha futura marcan error. Con la base de Eleventa las ventas vienen como un renglón por ticket, sin renglones de producto.

9.2 Costo, ganancia y forma de pago#

• Si el archivo trae Costo (o Ganancia), Anaquelia calcula la utilidad. Si no, el Resumen Ejecutivo estima la utilidad con el 28 % del total.
• Forma de pago: se reconoce Efectivo, Tarjeta, Transferencia y Crédito/Fiado; cualquier otra se importa como "Otro". Con la base de Eleventa, los pagos mixtos se importan con la forma de pago de mayor monto y los vales como Otro.

9.3 Duplicados y traslape de fechas#

• El Folio evita duplicar: si importas dos veces el mismo archivo, los folios ya importados se omiten. Un resumen por día se reconoce por día, forma de pago y cajero. Sin folio y con hora, volver a importar duplicaría esas ventas (la vista previa lo avisa).
• Traslape: por defecto se omiten las ventas desde el día de la primera venta registrada en Anaquelia en adelante, para no contarlas dos veces. En la vista previa, la casilla Incluir fechas en las que Anaquelia ya tiene ventas las incluye; márcala solo si sabes que no se duplican.

9.4 Desactivar y reactivar#

En la tabla Importaciones anteriores (debajo del asistente), cada importación de ventas tiene el botón Desactivar / Reactivar. Desactivarla hace que sus ventas dejen de contar en el Resumen Ejecutivo; no se borra nada y se puede reactivar cuando quieras. Las importaciones de proveedores, productos y clientes no tienen ese botón porque crearon registros normales: se desactivan uno por uno desde su pantalla (o se deshace todo con el respaldo, sección 11).

10. Qué NO se migra#

• Precio de mayoreo (Precio 2 / Mayoreo): no se importa; la pantalla de columnas lo marca como columna ignorada.
• Inventario mínimo y máximo: no se importan.
• En el historial de ventas se ignoran descuentos, IVA e impuestos y precio unitario.
• Compras, cuentas por pagar y pagos a proveedores: no hay importación; empieza a registrarlos en Anaquelia.
• Empleados y sus PIN: no se importan; créalos en Configuración → Empleados y accesos.
• Abonos y movimientos antiguos de El Fiado: solo se trae el saldo de hoy, no el detalle.
• Devoluciones, cortes de caja y puntos de fidelidad del sistema anterior.
• Lotes y caducidades múltiples: cada producto entra con un solo lote inicial.
• Con la base de Eleventa: las ventas canceladas, los tickets abiertos (sin cobrar) y las ventas devueltas por completo no se importan; el resumen de la base te dice cuántas son. Los productos que Eleventa no lleva con inventario entran con existencia 0, y los kits entran sin sus componentes.
• Cualquier columna de tu archivo que no esté asignada a un campo.

11. Cómo deshacer una importación#

Antes de escribir, Anaquelia toma un respaldo antes-de-importar (aparece en el resultado y en el historial). Para regresar al estado previo:

1. Abre ⚙️ Configuración → Respaldos.
2. En el respaldo antes-de-importar que corresponda, pulsa ♻️ Restaurar y escribe tu PIN. Ver manual de Respaldos.

Lo que conviene saber al restaurar:

• Se pierde todo lo que hayas capturado en Anaquelia después de ese respaldo (ventas, cambios de inventario...). Restaura enseguida, antes de seguir trabajando.
• Como en cualquier restauración, las cuentas de empleados y los clientes de El Fiado actuales se conservan, incluidos los saldos iniciales importados y las importaciones de proveedores, productos y clientes del historial.
• Las ventas importadas sí son datos del negocio: vuelven con la base del respaldo (si restauras uno anterior a esa importación, desaparecen).
• Los respaldos antes-de-importar son protegidos: no se borran por antigüedad.

12. Preguntas frecuentes#

¿Puedo importar dos veces el mismo archivo? Sí, y no se duplica nada: los productos, proveedores y clientes ya existentes salen como duplicados (se omiten o se actualizan, tú eliges) y las ventas con folio ya importado se omiten. Lo único que conviene evitar es repetir un historial de ventas sin folio.

Mi archivo no es de ninguno de los sistemas de la lista, ¿sirve? Sí. Elige Otro (plantilla de Anaquelia), sube tu Excel o CSV y asigna las columnas a mano en el paso 3. O copia tus datos a la plantilla.

El sistema no reconoció mis columnas. En el paso 3 elige a mano la columna de tu archivo para cada campo. Si falta un campo obligatorio, no te deja avanzar.

¿Por qué el producto no cambió su existencia al actualizarlo? Porque la existencia no se escribe directo: si el archivo trae un número distinto, Anaquelia registra un ajuste de inventario con rastro. Si es igual, no hay nada que ajustar. Revisa el historial de ajustes del producto.

¿Por qué mis ventas importadas no aparecen en Reportes ni en el corte? Porque son solo para comparar en el Resumen Ejecutivo. No son ventas de Anaquelia.

El Resumen Ejecutivo sigue sin mostrar los años anteriores. Revisa en Importaciones anteriores que la importación de ventas esté Activa, y que las fechas no se hayan omitido por traslape con tus ventas en Anaquelia.

¿Importar clientes crea ventas fiadas? No. Solo crea el cargo "Saldo inicial (migración)" en su estado de cuenta; el cliente liquida con abonos normales.

¿Qué hago si me equivoqué? Restaura el respaldo antes-de-importar (sección 11). Si solo importaste historial de ventas, basta con Desactivar esa importación.

¿Me cobra algo por importar o hay un límite de filas? No hay cobro. Los archivos de Excel y CSV tienen un límite de 10 MB y 20 000 filas; si el tuyo es más grande, divídelo en partes. La base de Eleventa (PDVDATA.FDB) puede pesar hasta 2 GB.

¿Puedo usar "Exportar base de datos" de Eleventa? No. Ese archivo solo lleva el catálogo de productos: no incluye existencias, clientes ni ventas, así que Anaquelia no puede traer la información completa. Usa la base de todos los días, PDVDATA.FDB de la carpeta db de Eleventa (sección 3.1).

¿Tengo que cerrar Eleventa para importar? Solo si usas la base de esta computadora: Windows no deja copiar la base mientras Eleventa la tiene abierta, y Anaquelia te pide cerrarlo y volver a intentar. Si ya tienes una copia del archivo (por ejemplo en una USB), subirla a Anaquelia no requiere cerrar nada; para sacar la copia de la computadora donde está Eleventa, sí conviene cerrarlo. En ningún caso Anaquelia modifica tu base de Eleventa.

¿Por qué no aparece el botón "Usar la base de Eleventa de esta computadora"? Anaquelia solo lo muestra si encuentra la base dentro de Eleventa instalado en esta computadora (en Archivos de programa, una carpeta llamada AbarrotesPDV o que empiece con "Eleventa", y dentro su carpeta db). Si no está ahí, sube el archivo PDVDATA.FDB en el paso 2.

Anaquelia dice que no encuentra el lector de bases de Eleventa. Ese equipo no tiene el componente que lee el archivo .fdb. Actualiza Anaquelia a la versión más reciente o, mientras tanto, exporta tus datos a Excel desde Eleventa.

Anaquelia dice que la base es de una versión que no puede leer. Solo sabe leer un formato de base de datos de Eleventa. Si pasa esto, exporta tus datos a Excel desde Eleventa.

Dice que la sesión de importación venció. Anaquelia guarda la lectura de la base durante 24 horas. Pasado ese tiempo, vuelve a cargar la base de Eleventa desde el paso 1 (con el botón de esta computadora) o subiendo el archivo PDVDATA.FDB en el paso 2.

¿Qué pasa si importo otra vez una base más nueva de Eleventa? Las ventas que ya importaste se omiten, porque cada ticket se reconoce por su folio. Los productos, proveedores y clientes que ya existen salen como duplicados: tú decides si los omites o los actualizas (sección 5). Los saldos iniciales de los clientes no se vuelven a sumar.