Manuales › Factura individual (CFDI 4.0)

Factura individual (CFDI 4.0)

Actualizado el 19 de octubre de 2026 · Ver en Markdown

1. ¿Qué es la factura individual?#

Es la factura CFDI 4.0 a nombre de un cliente que la pide con su propio RFC: un taller, una oficina, una escuela o un vecino que necesita comprobante fiscal. Se hace una factura por venta, desde el ticket o desde el historial de ventas, y solo incluye lo que el cliente se llevó (si hubo devoluciones, lo devuelto no se factura).

Es distinta de la factura global del mes (ver facturacion.md): la global es para las ventas al público en general, con RFC genérico. Una venta que ya es de un cliente con RFC no debe ir en la global, y el sistema la aparta de ella (sección 8).

Quién puede usarla: cualquier empleado puede facturar sus propias ventas, igual que cobra El Fiado. El administrador puede facturar cualquier venta, consultar todas las facturas, descargar cualquier XML y cancelar. Ver sección 10.

Cuándo aparece: el módulo solo existe cuando el país de la tienda es México (MX). En otros países no aparece el botón Facturar de la Caja ni de Reportes.

Modo de prueba: en esta versión el timbrado es simulado. Cada factura muestra el aviso "Modo de prueba: el timbrado es simulado. La factura NO tiene validez ante el SAT." Sirve para probar el flujo y revisar datos; no es un CFDI válido y no debe entregarse a un cliente como factura. El timbrado real con un proveedor autorizado (PAC) está pendiente.

2. Requisitos antes de facturar#

Facturar necesita dos cosas configuradas una sola vez por el administrador en ⚙️ Configuración:

1. Datos fiscales del emisor (Configuración → Datos fiscales): RFC, razón social, régimen fiscal y código postal de tu negocio. Si falta alguno, el sistema no deja facturar y lo indica con el mensaje "Antes de facturar hay que completar: datos fiscales del emisor…".
2. Certificado de Sello Digital (CSD) (Configuración → Certificado de Sello Digital (CSD)). Sin CSD cargado, el sistema responde "Configura tu Certificado de Sello Digital (CSD) antes de timbrar". Los detalles del CSD están en facturacion.md, sección 3.

Módulo oculto por defecto en instalaciones: en una instalación real (la que corre como servicio de Windows) el módulo de facturación viene oculto. Si no ves el botón Facturar ni el menú Facturación, pide a quien instaló Anaquelia que lo active. En una copia de desarrollo o de prueba sí aparece.

3. Cómo se llega a facturar una venta#

Hay tres puertas hacia el mismo modal Facturar venta:

Si la venta ya tiene factura, el modal no ofrece timbrar de nuevo: muestra la factura existente (ver sección 7).

4. Los datos del cliente que pide la factura#

Al abrir el modal, el sistema muestra un resumen de la venta (folio, fecha, total y forma de pago) y los avisos que apliquen (por ejemplo, que la venta es de un mes anterior o que tiene devoluciones). Luego aparece el formulario.

Elegir al cliente (opcional)#

En Cliente escribe el nombre, el apodo o el RFC. Al elegir a alguien de la lista, sus datos fiscales se llenan solos. Si la venta ya tenía un cliente de El Fiado, aparece preseleccionado. Puedes facturar sin elegir cliente y escribir los datos a mano.

Los campos#

Los usos del CFDI que aplican a una tienda de abarrotes:

Si el cliente tiene el régimen 616 Sin obligaciones fiscales, solo puede usar S01.

Checa con el cliente antes de timbrar: la factura queda registrada con esos datos. Un RFC, régimen o código postal equivocados hacen que el SAT rechace o que la factura quede mal. Corregir después implica cancelar y volver a facturar (sección 9).

5. Forma de pago#

La forma de pago de la factura sale de cómo se cobró la venta; tú no la eliges, salvo con tarjeta:

Venta a crédito (El Fiado) = PPD: cuando el cliente pague su deuda, el contador debe emitir el Complemento de Pago (REP). Anaquelia todavía no genera el Complemento de Pago: el modal lo recuerda con un aviso, y el REP hay que hacerlo fuera del sistema con tu contador o tu proveedor de facturación.

6. Qué se factura de la venta#

• Se factura lo que se llevó el cliente: el subtotal de cada renglón de la venta, con el descuento por puntos de fidelidad repartido entre los artículos, para que la suma coincida con el total cobrado.
• Los precios de Anaquelia ya incluyen el IVA. El sistema separa la base y el IVA de cada renglón con la tasa de la ficha del producto (16 % por defecto; 0 % para productos como la canasta básica). El IVA y la base aparecen en la factura.
• Si la venta tuvo devoluciones antes de facturar, la factura solo incluye lo no devuelto, y el modal muestra el aviso "Se factura solo lo no devuelto." Si todo lo vendido fue devuelto, no hay nada que facturar ("Todos los artículos de esta venta ya fueron devueltos").
• Los productos vendidos por peso (kg) se facturan con cantidad decimal, en kilogramo.

Claves del SAT: cada renglón usa la clave de producto/servicio y la clave de unidad de la ficha del producto (Inventario → Editar, ver Inventario). Si un producto no tiene clave, se usa la genérica 01010101 y el modal avisa cuántos productos están así; la unidad, si no se eligió, es H87 (pieza) o KGM (kg).

IEPS: si algún producto de la venta lleva IEPS (botanas y dulces 8 %, bebidas alcohólicas, tabacos), el modal muestra la casilla "Desglosar IEPS (el cliente es contribuyente de IEPS y lo pidió)". Sin marcarla (lo normal), el IEPS va incluido en el precio y solo se separa el IVA. Marcándola, la factura separa base, IEPS e IVA, con el IVA calculado sobre la base más el IEPS. La factura global del mes nunca desglosa el IEPS. Confírmalo con tu contador.

7. Factura existente y estados de la venta#

Al abrir el modal, el sistema consulta el estado de la venta:

Abajo del formulario aparece el historial de facturas de esa venta. Si una factura se canceló, sigue ahí con su folio y dice que está cancelada. Eso es normal: la venta quedó libre y se puede volver a facturar con un folio nuevo.

Si el timbrado falla (el PAC rechaza los datos o no hay conexión), el modal muestra en rojo "No se pudo timbrar la factura" con el motivo, y te dice que la venta sigue sin factura: corrige los datos y vuelve a pulsar Timbrar factura. No se pierde nada.

8. Relación con la factura global del mes#

Las ventas facturadas individualmente no entran en la factura global del mes. Así no se declara dos veces el mismo ingreso.

• En Facturación → Factura global, la vista previa del mes avisa cuántas ventas ya tienen factura individual y cuánto suman, y no las incluye.
• Una venta que ya está en una factura global timbrada no se puede facturar individualmente. El modal responde "Esta venta ya está incluida en la factura global del periodo…". Para facturarla al cliente, el administrador debe cancelar la factura global con motivo 01 y volver a generarla (sin esa venta, si ya tiene factura individual). Ten cuidado: cancelar la global afecta a todas las ventas que incluía.

9. Devoluciones y cancelaciones#

Devolución después de facturar#

Anaquelia todavía no genera notas de crédito (CFDI de egreso). Si el cliente devuelve algo que ya facturaste:

1. El administrador cancela la factura en Facturación → Facturas generadas (ver abajo).
2. Si hubo devolución parcial, la venta se vuelve a facturar desde el ticket o el historial: la factura nueva solo incluye lo que sí se llevó.

Mientras no hagas la nota de crédito en el sistema del contador, la cancelación + refacturación es el camino. Ver pendientes.

Cancelar una factura (administrador)#

1. Abre 🧾 Facturación → Facturas generadas.
2. En la fila de la factura, pulsa Cancelar.
3. Elige el motivo de cancelación. Si eliges 01 (la factura se sustituye por otra), escribe el folio de la factura que la sustituye.
4. Confirma con el diálogo y escribe tu PIN de administrador.

Al cancelar, la venta queda libre: vuelve al estado Sin factura y se puede volver a facturar con un folio nuevo. La factura cancelada se conserva en la lista, con su folio, para cumplir con el SAT. Nada se borra.

Solo el administrador puede cancelar. Una factura cancelada no se puede volver a timbrar.

10. Quién puede hacer qué#

11. Lo que todavía no hace#

• Timbrado real: hoy todas las facturas son de prueba. Falta conectar un proveedor autorizado (PAC).
• Complemento de Pago (REP) para las ventas a crédito (PPD): hay que hacerlo fuera del sistema.
• Notas de crédito (CFDI de egreso) por devoluciones después de facturar: hoy se hace cancelando y refacturando.
• Cuotas fijas de IEPS (refrescos por litro, cigarros por pieza): no se desglosan; van incluidas en el precio.
• Envío de la factura por correo: el correo se guarda, pero no sale.

12. Preguntas frecuentes#

¿Por qué no me deja facturar la venta? Casi siempre falta algo de configuración: los datos fiscales del emisor, el CSD, o que la venta sea tuya (si eres cajero). El mensaje dice qué falta. Si eres cajero, pide al administrador que lo configure.

¿Por qué el RFC "XAXX010101000" no se acepta? Ese es el RFC de público en general. Esas ventas van en la factura global del mes. Para un cliente con RFC propio, escribe su RFC real.

Puse mal el régimen o el uso del CFDI, ¿qué hago? Si la factura ya se timbró, el administrador debe cancelarla (sección 9) y volver a facturar la venta con los datos correctos. Si el timbrado falló, no hay nada que cancelar: corrige el formulario y vuelve a timbrar.

¿Puedo facturar una venta de ayer o de otro mes? Sí, pero el sistema muestra el aviso "La venta es de un mes anterior: confírmalo con tu contador antes de facturar." Confírmalo antes de timbrar.

Vendí a crédito (El Fiado) y el cliente pidió factura, ¿qué pongo? Factura la venta: se timbra como PPD con forma de pago 99. Cuando el cliente pague, tu contador debe emitir el Complemento de Pago, que Anaquelia todavía no genera.

¿Por qué aparece "Modo de prueba" en la factura? Porque el timbrado todavía es simulado. Esa factura no tiene validez ante el SAT. El aviso desaparecerá cuando se conecte un proveedor autorizado.

Guardé los datos fiscales en la ficha, ¿se cambian en las facturas anteriores? No. Cada factura guarda los datos con los que se timbró. Cambiar la ficha solo afecta a las facturas nuevas.

¿Por qué el botón Facturar no aparece en la venta? Si estás en la Caja, revisa que el módulo de facturación esté activo (sección 2). En Reportes solo aparece para el administrador.

Timbrado con error: ¿la venta se queda a medias? No. Si el proveedor rechaza la factura o se cae la conexión, la venta queda sin factura y puedes reintentarlo con los mismos datos. Si el modal dice "En proceso", pulsa Consultar de nuevo.

13. Mensajes de error frecuentes#

Si un mensaje no aparece aquí o algo no funciona como dice este manual, escribe a contacto@anaquelia.com.