Manuales › Encargos

Encargos

Actualizado el 24 de octubre de 2026 · Ver en Markdown

1. ¿Qué es un encargo?#

Un encargo es un pedido que un cliente aparta para recoger después: por ejemplo, 12 kg de pechuga para la fiesta del sábado, o 20 tortas para el lunes. Sirve sobre todo en carnicerías y en tiendas que reciben pedidos con anticipo.

Lo importante es que el encargo aparta la mercancía, pero no la vende: el inventario no baja hasta que el encargo se entrega. Mientras tanto, esa mercancía no se puede vender a otro cliente sin que el cajero lo confirme (ver sección 4).

Cada encargo tiene un folio (ENC-0001, ENC-0002...), un cliente, una fecha y hora de recogida, sus productos, un anticipo opcional y un estado:

Los encargos pendientes y listos se llaman vigentes. Los entregados y cancelados no se borran: quedan en las vistas Entregados y Cancelados.

2. Quién puede hacer qué#

• Cualquier empleado crea, edita, registra anticipos, marca listo, entrega y cancela un encargo que no tiene anticipo cobrado. Así como en El Fiado, el cajero maneja el día a día.
• Solo un administrador puede cancelar un encargo con anticipo cobrado. Se le pide su PIN, y el reembolso sale de la caja (sección 9).
• Todos ven la tarjeta Encargos para hoy en el Inicio y el botón Cobrar encargo del Punto de Venta.

3. Crear o editar un encargo#

3.1 Cliente#

• Escribe en Cliente para buscar un cliente existente por nombre o teléfono y elígelo. Aparece como "Cliente existente", con un botón Quitar por si te equivocaste.
• Si el cliente no existe, pulsa + Nuevo cliente. Se abren los campos Nombre del cliente y Teléfono (10 dígitos): escríbelos. El cliente se da de alta al guardar el encargo, no antes.
• Si no eliges un cliente existente ni pulsas + Nuevo cliente, el sistema no guarda el encargo y te avisa: "Elige un cliente existente o pulsa "+ Nuevo cliente"".
• Si el teléfono ya está registrado, el sistema usa ese mismo cliente y no crea uno duplicado.
• Al editar un encargo, el nombre y el teléfono se muestran solo para ver (no se cambian ahí).
• Los encargos no se cobran a Fiado: el saldo se paga al recoger, en Efectivo, Tarjeta o Transferencia.

3.2 Fecha y hora de recogida#

La Fecha de recogida y la Hora son obligatorias. Un encargo puede quedar vencido si su fecha ya pasó y sigue pendiente o listo (ver sección 11).

3.3 Productos#

• Busca cada producto del catálogo en Productos y agrégalo.
• Un producto por kg acepta decimales de hasta 3 cifras (por ejemplo, 2.5 kg o 0.250 kg).
• Un producto por pieza se cuenta en números enteros.
• La Nota de cada producto es libre (por ejemplo, "rejalada" o "sin grasa").
• El Total estimado se calcula con el precio del catálogo al momento de registrar el encargo. Al entregar se cobra con el precio vigente en ese momento (ver sección 7).
• Un encargo debe tener al menos un producto. Los productos desactivados no se pueden encargar.

3.4 Editar#

Un encargo se puede editar mientras esté pendiente o listo: cambiar cliente, fecha, notas o productos. Los anticipos no se cambian en esta pantalla: para cobrar más usa Registrar anticipo, y para devolver dinero cancela el encargo.

Si al editar un producto no alcanza lo disponible, aparece el mismo aviso de la sección 4.

3.5 Comprobante del encargo#

El Comprobante de encargo es el papel que el cliente guarda para recoger su pedido. Muestra:

• El folio, el nombre del cliente y la fecha y hora de recogida.
• Cada producto con su cantidad y su total estimado.
• TOTAL ESTIMADO, cada anticipo con el método con que se pagó (por ejemplo, Anticipo (Efectivo)) y el SALDO PENDIENTE.
• La leyenda: el importe final se calcula con el peso real al entregar.

Cuándo aparece:

• Se abre solo al guardar un encargo nuevo. No se abre al editar un encargo que ya existe.
• Mientras el encargo siga pendiente o listo, en el menú ⋮ del encargo, con Comprobante (para reimprimirlo o reenviarlo, por ejemplo después de registrar otro anticipo).

Qué puedes hacer en la ventana:

• Imprimir comprobante abre la impresión solo del comprobante.
• En el campo de teléfono (10 dígitos) aparece el teléfono del cliente si lo tiene registrado; si no, escríbelo. Enviar por WhatsApp abre WhatsApp con el mismo desglose ya escrito. Como en el aviso de la sección 6, el mensaje no se envía solo: lo envías tú desde WhatsApp.
• Cerrar cierra la ventana.

Un encargo entregado ya tiene su ticket de venta, y uno cancelado ya no tiene comprobante, por eso la opción solo aparece en encargos pendientes o listos.

4. Reserva de stock#

Al guardar un encargo, el sistema aparta la cantidad de cada producto. Lo que se puede vender libre es:

disponible = existencias − apartado

• Las existencias son el stock real del producto. No cambian al registrar el encargo.
• El apartado es lo que suman todos los encargos pendientes o listos de ese producto.
• Al entregar, el encargo descuenta el stock y libera su apartado. Al cancelar, solo libera su apartado.

Si no hay disponible suficiente al guardar, aparece el aviso Mercancía insuficiente con lo que hay disponible y lo que se pide. Si confirmas con Reservar de todos modos, el encargo se guarda marcado como Sin cubrir: en la lista aparece en rojo, y en el Inicio también. Si cancelas el aviso, el encargo no se guarda.

Un encargo Sin cubrir significa que la mercancía no alcanzaba al crearlo. Antes de entregarlo, revisa el inventario: puede faltar producto.

En el Punto de Venta, lo apartado para encargos se ve en el catálogo como Disp. (lo disponible) con (Reservado …) al lado. Ver sección 10 para la alerta al vender.

5. Anticipos#

Un anticipo es dinero que el cliente deja antes de recoger. Se puede cobrar en Efectivo, Tarjeta o Transferencia:

• Se puede dejar al crear el encargo, o después con Registrar anticipo (también mientras el encargo esté listo).
• En Nuevo encargo, el campo Anticipo se sugiere como el 10 % del Total estimado. La sugerencia se recalcula cada vez que cambias los productos, mientras no toques el campo. Si escribes un monto, o lo vacías, el sistema respeta lo que dejaste y ya no lo cambia.
• Debajo del campo Anticipo hay una nota que dice qué porcentaje del total representa lo que capturaste, por ejemplo: "Representa el 10 % del total ($220.00)." Se actualiza cada vez que cambias el monto o los productos. Si no hay anticipo, dice "Sin anticipo."; si todavía no agregas productos, te pide que los agregues para ver el porcentaje.
• Si el anticipo es mayor que el total, la nota dice "Supera el total". Es solo un aviso: el encargo sí se guarda, pero al entregarlo el sistema no lo deja cobrar (ver abajo), así que conviene corregir el monto antes.
• Con Registrar anticipo, un encargo que todavía no tiene anticipos también trae sugerido el 10 % del total, sin pasar del saldo pendiente.
• Se pueden registrar varios anticipos; el total cobrado es la suma de todos.
• El anticipo en Efectivo entra a la caja como una entrada con el motivo "Anticipo ENC-####" (ver sección 12).
• En la entrega, los anticipos se descuentan del total: el cliente solo paga el saldo.

Un anticipo no puede ser mayor que el total del encargo al entregarlo. Si pasa, el sistema avisa y hay que ajustar las cantidades.

6. Marcar listo y avisar por WhatsApp#

• Marcar listo pasa el encargo de pendiente a listo. Solo se puede hacer desde pendiente.
• Avisar por WhatsApp abre WhatsApp con un mensaje ya escrito: nombre del cliente, folio, tienda, fecha de recogida y saldo a pagar. El mensaje no se envía solo: revísalo y envíalo desde tu WhatsApp.
• Para avisar, el cliente debe tener un teléfono de 10 dígitos.

7. Entregar y cobrar#

Al Entregar se abre una ventana con los productos del encargo:

1. Ajusta la Cantidad final de cada producto. Es común en carnicería: el peso real puede ser distinto al pedido.
2. El Precio de cada producto es el del catálogo al momento de entregar.
3. Revisa el resumen: Total, Anticipos y Saldo a cobrar.
4. Si queda saldo, elige el Método de pago del saldo: Efectivo, Tarjeta o Transferencia. Si los anticipos cubren todo, no se pide método.
5. Pulsa Entregar y cobrar.

Al confirmar:

• Se registra una venta con los productos y cantidades finales. Aparece en las ventas del día y en el historial como cualquier otra venta.
• El inventario baja y el apartado del encargo se libera.
• El encargo queda como Entregado, ligado a esa venta.
• Si los anticipos se cobraron en distintos métodos, o se cobró el saldo con otro método, la venta queda como Mixto (ver el manual del POS, pago mixto).
• Se abre el ticket de venta del encargo. En lugar de Recibido y Cambio, muestra el folio Encargo ENC-####, cada anticipo por método (Anticipo (Efectivo), Anticipo (Tarjeta)…) y Saldo pagado (método). Si los anticipos cubrieron todo, el saldo aparece en $0.00 y sin método. El mismo desglose va en el texto de Enviar por WhatsApp (ver el manual del POS, ticket de venta).

Fiado. Un encargo no se puede entregar a crédito: el saldo se cobra al recoger.

Anticipo en efectivo. Al entregar, el sistema registra una salida "Aplicación de anticipo" por el efectivo que ya estaba en caja, para que no se cuente dos veces (ver sección 12).

8. Cobrar un encargo desde el Punto de Venta#

En el Punto de Venta, el botón Cobrar encargo abre la lista de encargos para recoger hoy o vencidos. Su número rojo indica cuántos son.

1. Pulsa Cobrar encargo.
2. En la fila del encargo, pulsa Cobrar.
3. Se abre la ventana de entrega de la sección 7.

Si no hay encargos para hoy, la lista lo dice.

9. Cancelar un encargo#

Al pulsar Cancelar encargo pides un Motivo (obligatorio) y confirmas.

• Sin anticipo cobrado: lo puede cancelar cualquier empleado. Su mercancía vuelve a quedar disponible.
• Con anticipo cobrado: solo un administrador, que escribe su PIN. Los anticipos se reembolsan:
  • Efectivo: sale de la caja como una salida "Reembolso de anticipo ENC-####". Se registra a nombre del administrador que cancela, así que sale de su corte, no del cajero que cobró el anticipo.
  • Tarjeta o Transferencia: el sistema registra el reembolso, pero la devolución del dinero la haces tú a mano.

Un encargo cancelado no se borra: queda en la vista Cancelados.

10. Alerta del Punto de Venta: vender lo apartado#

Cuando en el Punto de Venta se intenta vender más de lo libre de un producto (lo que no está apartado para encargos), aparece el diálogo Reserva de encargos. Indica cuánto está apartado, cuánto está libre, cuánto se llevaría el cliente y, si se sabe, para qué clientes está apartado.

Tienes dos opciones:

• Respetar reserva: la venta no invade lo apartado. El carrito se ajusta a lo que está libre.
• Vender de todos modos: la venta se registra, aunque invada lo apartado. El encargo afectado puede quedar Sin cubrir. El sistema guarda un registro de esa venta autorizada.

Si la venta no se autorizó, el servidor también la rechaza: el mismo diálogo aparece al cobrar.

11. Tarjeta "Encargos para hoy" en el Inicio#

En el Inicio aparece la tarjeta Encargos para hoy, para todos los empleados:

• Lista hasta 5 encargos vigentes cuya fecha de recogida ya llegó (hoy o vencidos), con cliente, hora, productos y estado. Si hay más, dice "y N más".
• Un clic en la tarjeta abre la pantalla de Encargos.
• El número junto a Encargos en el menú lateral cuenta los mismos encargos.
• Si no hay encargos para hoy, la tarjeta se oculta.
• Un encargo vencido es uno cuya fecha de recogida ya pasó y sigue pendiente o listo. Aparece con la etiqueta Vencido en la lista.

En la pantalla de Encargos, el filtro Vigentes muestra todos los pendientes y listos; Para hoy y Vencidos son sus vistas más cortas. Entregados y Cancelados muestran el historial.

12. Encargos en el corte de caja#

• Anticipo en efectivo: aparece como entrada en las Entradas/Salidas de Efectivo, con el motivo "Anticipo ENC-####". Suma al efectivo esperado.
• Entrega: la venta del encargo cuenta en el corte como cualquier venta. El efectivo que ya estaba en caja por el anticipo aparece como salida "Aplicación de anticipo ENC-####", así que no se cuenta dos veces.
• Cancelación con reembolso en efectivo: aparece como salida "Reembolso de anticipo ENC-####".
• Anticipo con tarjeta o transferencia: no entra a la caja; solo cuenta en las ventas por ese método cuando se entrega.

Ver el manual del Corte de Caja.

13. Permisos y módulo oculto#

• Los encargos son para todos los empleados, salvo la cancelación con anticipo cobrado (administrador con PIN).
• El módulo viene visible por defecto. Si tu tienda no maneja encargos, tu técnico puede ocultar el módulo: entonces no aparecen la pantalla, la tarjeta del Inicio ni los botones del POS. Los encargos que ya existen no se borran. Con el módulo oculto, el punto de venta vende como siempre, sin reservas.

Preguntas frecuentes#

¿Vender algo que está apartado descuenta el inventario del encargo?

No. El apartado solo reserva; las existencias bajan cuando el encargo se entrega. Si vendes por encima de lo libre (con Vender de todos modos), el encargo puede quedar Sin cubrir, y tendrás que revisar el inventario antes de entregarlo.

¿Por qué no me deja guardar el encargo?

Porque no hay disponible suficiente de algún producto (existencias menos lo apartado para otros encargos). El aviso Mercancía insuficiente indica cuánto hay y cuánto se pide. Puedes bajar la cantidad, o confirmar Reservar de todos modos para que quede marcado como Sin cubrir.

¿Por qué el campo Anticipo ya trae una cantidad?

Es la sugerencia del 10 % del total. Se actualiza mientras cambias los productos, pero deja de cambiar en cuanto escribes en el campo. Si no hay anticipo, bórrala.

¿Puedo cambiar el anticipo después de guardar el encargo?

No se edita: registra otro anticipo con Registrar anticipo. Si el cliente quiere su dinero de vuelta, cancela el encargo; con anticipo cobrado lo hace un administrador con su PIN.

¿El precio que cobro es el del día del pedido o el del día de la entrega?

El del día de la entrega. El total estimado se calcula con el precio al registrar el encargo, pero al entregar la ventana usa el precio vigente del catálogo, y el saldo se recalcula con ese precio.

¿Por qué no me deja guardar, cobrar o entregar un encargo y dice que el equipo necesita licencia?

Sin una licencia válida en esta computadora no se registran encargos, anticipos, entregas ni cancelaciones. Un administrador la activa en ⚙️ Configuración → Respaldos, en la tarjeta Licencia del equipo (ver Respaldos, sección 3.2).

¿Qué pasa si el cliente pagó con tarjeta el anticipo y se cancela?

El sistema registra el reembolso, pero no mueve dinero: la devolución la haces con la terminal o por transferencia, a mano. Solo el efectivo sale de la caja automáticamente.

¿Puedo entregar un encargo a Fiado?

No. El saldo se cobra al recoger, en Efectivo, Tarjeta o Transferencia.

¿Puedo avisar al cliente sin que el mensaje se envíe solo?

Sí, esa es la forma en que funciona: el sistema abre WhatsApp con el texto listo y tú decides si lo envías.

¿Un encargo vencido se cancela solo?

No. Un encargo vencido sigue pendiente o listo hasta que lo entregues o lo canceles. Aparece en la tarjeta del Inicio y en el botón Cobrar encargo hasta que se resuelva.